Werkstattorganisation verbessern

Sobald der Fahrer das Problem am Fahrzeug in die Datenbank der Werkstattsoftware eingegeben hat, startet die Prozesskette »vom defekten bis zum wieder reparierten Fahrzeug«. Entweder können die notwendigen Ersatzteile nach der Meldung unmittelbar bestellt werden, oder es erfolgt zuerst ein Sichten und Auslesen des Schadens. Dieser Vorgang muss genauso abgewogen werden wie die Frage, ob der Bus erst einmal weiterfahren kann.

Bei der Priorisierung von Reparaturaufträgen ist die zeitliche Bandbreite je nach Art der Beschädigung von »direkt zu reparieren« bis hin zu »übernächste Woche reicht aus« entsprechend groß. Bspw. kann eine leuchtende Kontrolllampe entsprechend harmlos sein. Die Meldung und Priorisierung sollte über eine entsprechende Werkstattsoftware oder Webplattform möglichst reibungsfrei ablaufen.

Wenn der Reparaturauftrag schließlich begonnen wird, ist es wichtig, dass alle notwendigen Ersatzteile und Arbeitsmaterialien da sind. Der zuständige Mitarbeiter muss sich zudem anhand von Explosionszeichnungen, Handbüchern und Teileplänen vorbereiten. Die Zusammenstellung des »Warenkorbs«, welcher zum Abarbeiten eines Reparaturauftrags benötigt wird, zählt zur Arbeitsvorbereitung. Wenn alle passenden Schrauben, Einzelteile, Schmierstoffe, … mit einem Handgriff bereitliegen, muss während des Reparaturvorgangs nicht mehr groß gesucht und ggf. nachbestellt werden.

Trotz einer guten Vorbereitung kommt es immer wieder vor, dass ein Ersatzteil nicht passt. Während der Arbeiten kommen dann weitere Fragen auf. Die großen Wandpläne, auf denen entsprechende Zeichnungen und Teilenummern vermerkt sind, gibt es heutzutage praktisch gar nicht mehr. Von daher muss sich der Werkstattmitarbeiter entweder die Hände reinigen und selbst am Rechner recherchieren oder ist auf Zuarbeit aus dem Büro angewiesen. Sofern das Werkstattpersonal in Ihrem Unternehmen Unterstützung aus dem Büro erhält, sollte der zuständige Mitarbeiter über die entsprechenden Kenntnisse verfügen (Teilenummer, Lieferanten, Rabatte, …). Daraus folgt, dass die Vor- und ebenso die Zuarbeit wichtige Faktoren für eine gut funktionierende Werkstatt sind.

Mit einem Werkstatt-Team, welches keine Fremdarbeiten durchführt, kann es allzu schnell vorkommen, dass Leerlaufzeiten entstehen. Wenn sich nur um den eigenen Fuhrpark gekümmert wird und deshalb zu bestimmten Zeiten schlichtweg wenig zu tun ist, sinkt die Arbeitsproduktivität rasant. Zur Ermittlung sind die abrechenbaren Stunden zu den gezahlten Präsenzstunden ins Verhältnis zu setzen. Wenn bspw. 80% der Arbeitszeit abrechenbar ist, zahlen manche Werkstätten eine Prämie.

Unser Rat: Für einen möglichst reibungslosen Arbeitsablauf ist die Auswahl einer zeitgerechten Werkstattsoftware (bspw. Werbas) unabdingbar. Zettelwirtschaft wird einer modernen Werkstatt nicht gerecht und ist im Vergleich zu den digitalen Möglichkeiten ineffizient. Bemerkenswert ist das Löschen des Fehlerspeichers, bspw. per Awake, aus der Ferne. Um die Güte Ihrer Werkstatt zu beurteilen, sollte die Produktivität, gemessen am Anteil der abrechenbaren Arbeitsstunden, betrachtet werden. Durch Prämiensysteme und Reparaturen für andere Unternehmen wird die Arbeitsproduktivität in Werkstätten gesteigert. Darüber hinaus helfen eine gute Arbeitsvorbereitung (Bestellung der passenden Teile, …) und die Priorisierung der einzelnen Reparaturaufträge dabei, Ihre Werkstattprozesse zu verbessern.

Autor: Hagen Wendlandt
Dieser Artikel stammt aus »Der Grüne Renner – Wendlandt-Beratertipps für Omnibusunternehmer«